PESSOA ASSISTENTE ADMINISTRATIVO (FACILITES)

Suporte preciso e eficiente à equipe de Facilities administração e controle dos ativos da empresa, assegurando a integridade, disponibilidade e otimização desses recursos.

Responsabilidades e atribuições

Realizar o recebimento, conferência e lançamento das notas fiscais no sistema corporativo, garantindo a conformidade e o pagamento no vencimento e competência.
Abrir requisições de compras para produtos e serviços necessários ao departamento, assegurando a correta descrição e justificativa de cada solicitação.
Controlar o estoque de materiais de escritório, higiene e copa, garantindo a reposição dos insumos antes de seu término, para evitar desabastecimento e interrupção das atividades.
Agendar e acompanhar a execução de serviços de manutenção preventiva e corretiva realizados por prestadores externos, assegurando o cumprimento dos prazos e a qualidade dos serviços.
Organizar e arquivar documentos físicos e digitais, seguindo os processos internos para garantir fácil acesso e segurança das informações.
Auxiliar na organização e execução de eventos corporativos.
Apoiar as secretárias da Diretoria nas atividades de facilities.
Realizar o acompanhamento diário das operações no restaurante interno, assegurando que os padrões de qualidade e eficiência sejam mantidos.
Elaborar planilhas e relatórios financeiros básicos, realizando análises de dados para apoiar a gestão.
Contribuir na elaboração de cronogramas e no controle de prazos de prestadores terceiros.
Apoiar na elaboração de comunicados internos, mantendo o cliente interno informado sobre as atualizações e mudanças nos processos corporativos.
Controlar a agenda de utilização do auditório, apoiando nas reservas e garantindo que os eventos ocorram sem conflitos de horários.
Atender e gerenciar chamados internos gerados por colaboradores no sistema corporativo, buscando soluções rápidas e eficazes para atender às necessidades dos solicitantes.
Realizar rondas diárias por meio de aplicativo para identificar eventuais anomalias nas instalações e direcionar as correções necessárias.
Realizar visitas periódicas às unidades de negócios em São Paulo, a fim de garantir o bom andamento das atividades dos prestadores de serviços terceirizados e assegurar a conformidade com os padrões estabelecidos.
Prestar suporte no acompanhamento dos serviços relacionados à frota, incluindo revisões programadas, abastecimento e resolução de sinistros, garantindo a manutenção da operação logística.
Manutenção de registros detalhados dos ativos, desde a aquisição até a baixa, incluindo informações sobre localização, depreciação e valor contábil.
Realização de inventários físicos e reconciliação com os registros contábeis.
Atualização do sistema ERP de gestão de ativos.

Requisitos e qualificações

Ensino Médio Completo;
Necessário conhecimento em Gestão Patrimonial;
Conhecimento Excel e Power Point;

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Key Skills

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